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Bilddatenbanken wurden im Zuge der digitalen Fotografie immer wichtiger. Zunächst fanden sie hauptsächlich im gewerblichen Bereich, hier insbesondere bei Werbeagenturen und ähnlichem, Verwendung, da dort schon immer ein enormer Bestand von Fotos vorhanden war. Die Bilddatenbanken bieten den Anwendern die Möglichkeit, alle vorhandenen Fotos korrekt zu katalogisieren, zu sortieren, zu beschreiben und so mit Hilfe der Suchfunktion schnell zugreifbar zu machen. Was nützen tausende Fotos, wenn man im Notfall das Richtige nicht finden kann, weil man in der Vielzahl den Überblick verloren hat.

Neben den selbst veränderbaren Angaben, speichert die Bilddatenbank außerdem feste, unveränderliche Angaben zu dem jeweiligen Foto, wie zum Beispiel die Aufnahmezeit, Aufnahmewerte und das Modell der Kamera, welche für das Foto verwendet wurde. Diese Daten werden als Metadaten bezeichnet und in einer Exif-Datei gespeichert. Die veränderbaren Daten, wie kurze Beschreibungen, liegen in einer IPTC-Datei vor. Außerdem verfügen Bilddatenbanken auch über eine Vorschau der Bilder als Thumbnail und bieten dem Nutzer noch einige hilfreiche Tools, wie die Umwandlung der Fotos von GIF in JPG-Dateien, die Möglichkeit der Umbenennung der Dateien, das Skalieren der Bildgrößen und das Kopieren der Fotos. Da die digitale Fotografie sich auch bei Privatpersonen immer größerer Beliebtheit erfreut, finden die Bilddatenbanken auch immer häufiger Verwendung in den privaten Haushalten. Denn auch hier will kein Anwender, der die Bilddatenbank einmal kennen gelernt hat, auf die komfortable Archivierung der Schnappschüsse verzichten. Die Benutzer der Bilddatenbanken sind begeistert von den Vorteilen.

Für ein Forschungsinstitut wurde eine spezielle Bilddatenbank entwickelt, die es ermöglicht die eingescannten Dias, die als Datei auf einem Server bereit liegen in übersichtlicher Form in einer Listenanzeige darzustellen und zur Auswahl anzubieten. Per Buttonklick ist es nun möglich ein einzelnes Bild an Powerpoint in eine bestehende Präsentation zu exportieren. Für einen Vortragenden lassen sich somit Bildpräsentationen schnell zusammenstellen, die sich mittels der OpenSource-Software Gimp (lässt sich direkt aufrufen) bearbeiten und natürlich kann das Bild innerhalb Powerpoint noch beschriftet werden.
Neben der Möglichkeit Bilder an Powerpoint zu übergeben ist eine umfangreiche Suchfunktion in der Accessanwendung enthalten, die es dem Anwender erleichtert passende Bilder ausfindig zu machen sowie sich einen Thumbnail zu erstellen, der dann als Miniaturbild in der Listendarstellung erscheint.