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Das „Costumer Relatioship Management“ von Lotus Notes CRM zielt in erster Linie darauf ab, über seine Geschäftspartner und Kunden so viele Informationen wie möglich zu sammeln. Das erleichtert vor allem den Kundenbetreuern und Fachberatern die Arbeit ungemein.
Dabei bieten die Datenbanken von Lotus Notes CRM die Möglichkeit, dass sich jeder einzelne User die Daten so anzeigen lassen kann, wie es für seinen Fachbereich am günstigsten ist. Dafür sorgt die Flexibilität der zu integrierenden Masken, die sämtliche Informationen in einem ganz speziell zugeschnittenen Kontext anzeigen können. Dabei kann von allen Clients auf die Daten zugegriffen werden, für die sie eine Zugangsberechtigung besitzen, egal, ob diese sie auf einen „nur lesen“ Status setzt oder es ihnen erlaubt, die Daten auch zu verändern. Einzigartig an Lotus Notes CRM ist, dass dabei bestimmte Routinen für die Kundenbetreuung gesetzt werden können und es vom Programm einen automatisierten Hinweis gibt, wenn sich die Beziehung und die Kontakte zu einem Kunden einmal außerhalb dieser Parameter bewegen sollten. Lotus Notes CRM sorgt aber auch dafür, dass die Kunden nicht binnen kurzer Zeit von mehreren Mitarbeitern „genervt“ werden, die die gleiche Kundengruppe betreuen. Dazu wird die Fähigkeit der Plattform zur Duplikation von Daten genutzt.
Das heißt, es erfolgt ständig ein Update zwischen den einzelnen Clients und dem Domino Server. Dabei kann jeder Bearbeiter auch sehen, wann welcher Kunde zuletzt aus welchem Anlass von Unternehmen kontaktiert worden ist und seine Aktivitäten entsprechend darauf ausrichten. Das lässt Lotus Notes CRM auch ins Blickfeld der Betreiber der Callcenter rücken, bei denen es in der Hauptsache um die Standardisierung der Abläufe bei der Kundenbetreuung geht. Hier können die Kundendaten für die Agents in einer Maske angezeigt werden, die gleich am gewünschten Ablauf des jeweiligen Telefonates orientiert ist. Dabei können vom Administrator in den Datenbanken einzelne Felder zur Bearbeitung für den Agent frei gegeben werden, während er andere Inhalte nur anzeigen lassen kann.