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Durch die digitale Akte kann die Vertragsverwaltung in Behörden, in Unternehmen, in Arztpraxen und auch bei Rechtsanwälten enorm verbessert werden. In all diesen Bereichen kommt vor allem die papiergebundene Akte zum Einsatz, was immer wieder bedeutet, dass sich die Mitarbeiter ins Archiv begeben müssen, wenn sie auf der Suche nach älteren Vorgängen sind. Dies ist nicht nur unter Auszubildenden eine sehr unbeliebte Arbeit, sondern ist auch eine Fehlerquelle, denn nicht selten gehen Akten verloren, sind doppelt abgelegt oder haben unterschiedliche Standorte. Um dem Ablagechaos ein Ende setzen zu können, bietet sich die digitale Akte nahezu an, denn durch die Digitalisierung von Verträgen, Manuskripten, Patientenblättern, Urteilen und ähnlichem kann die Ablage auf der Festplatte oder auf anderen Datenträgern erfolgen und benötigt damit lange nicht so viel Platz wie die papiergebundene Ablage. Dies ist aber noch lange nicht alles, was für den Einsatz der Digitalisierung in der Vertragsverwaltung wie in vielen anderen Bereichen spricht. Es ist vor allem auch die Vermeidung von Fehlern, denn bei der elektronischen Verwaltung dieser Dokumente sind die Fehlerquellen wesentlich geringer. Doppelte Ablagen wird es dadurch nicht mehr geben und auch der Verlust einer Akte ist ziemlich unwahrscheinlich. Damit die digitale Akte jedoch in einer Behörde oder in einem Unternehmen, welcher Art auch immer, funktionieren kann, ist eine Software erforderlich. Diese ist im Idealfall detailliert auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnitten, sodass er wirklich effektiv damit arbeiten kann. Ein besonderes Augenmerk ist dabei auf die Sicherhit zu legen, was auf den unbefugten Zugriff ebenso zutrifft, wie auf die Archivierung, denn auch Datenträger können verloren gehen bzw. nach viele Jahren nicht mehr lesbar sein.