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In Büroabteilungen von Unternehmen, gleichgültig ob es ein kleiner oder ein großer Betrieb ist, sind Computer für die Mitarbeiter unverzichtbar geworden. Diese vereinfachen die Arbeit und speichern wichtige Daten ab. Über das interne Computernetz des Unternehmens können Informationen weitergeleitet und Nachrichten versendet werden.

Durch das crm werden Dokumentationen aller Art, sowie Kundenvorgänge verwaltet und erleichtert somit die Datenspeicherung. CRM heißt ins deutsche übersetzt Customer Relationship Management und bedeutet Kundenbeziehungsmanagement. Dadurch werden die Informationen dokumentiert, die erforderlich sind, um die Kunden eindeutig zu ordnen  zu können und die Mitarbeiter haben einen Zugriff darauf. Welche Daten über crm gespeichert werden, ist von der Branche des Unternehmens abhängig und beeinflusst damit die Zielsetzung. CRM kann verschiedenen Daten abspeichern, wie zum Beispiel Adresse des Kunden, laufende und abgeschlossenen Aufträge, gesundheitliche, aber auch finanzielle Daten. Dies zeigt nur ein kleiner Ausschnitt von dem, was über das CRM erfasst und verwaltet werden kann.
 
Bei den vertraulichen und teilweise sehr persönlichen Daten, ist es wichtig, dass der Datenschutz beachtet wird. Durch crm können die gespeicherten Daten dem Kunden selbst übermittelt werden. Alle Vorgänge können somit zu einem späteren Zeitpunkt immer wieder abgerufen werden und dies ist für die Kundenbeziehung von großer Bedeutung. Dank der guten Technik von CRM können die bereits bestehenden Daten wieder aufgebessert werden und auch neue aufgenommen werden, die an Wichtigkeit gewinnen. Die Pflege von Kunden ist immer bedeutender, da die Gewinnung eines Neukunden ist zweitaufwendig und kostenspielig. crm bringt jede Menge Vorteile mit sich und punktet durch die vorgegebenen Struktur. Somit ist die Handhabung nicht recht schwer und wird bereits in vielen Büroabteilungen angewendet.