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Der Workflow umschreibt spezifisch betrachtet einen Arbeitsablauf bzw. einen Prozess oder Fluss von Arbeit, welcher eine umfassende Unterstützung erfährt. Diese Unterstützung kann mit oder ohne die Hilfe eines speziellen IT Systems ausgeführt werden. Ein spezielles IT System kann allerdings eine umfassendere Unterstützung und bessere Planung bieten – die Verwaltung der Arbeitsabläufe, das sogenannte Workflow Management, kann optimiert werden.
Ein Workflow beschreibt einen Teil eines Geschäftsprozesses innerhalb der Organisation bzw. des Unternehmens. Beim Workflow geht man auf die operative Ebene ein. Es wird kein allzu großer Wert auf betriebswirtschaftliche und kommerzielle Faktoren wie Kosten und Erlöse gelegt, wie es beim Geschäftsprozess der Fall ist. Man zielt auf das Automatisieren der Arbeitsabläufe. Durch die Automatisierung sollen die Arbeitsabläufe schneller abgewickelt und erledigt werden. Damit soll die unternehmensweite Effizienz erhöht werden.
Um eine Automatisierung gewährleisten zu können, wird der Arbeitsablauf in Teilschritte zerlegt, die sogenannten Aktivitäten. Eine Aktivität stellt die jeweils kleinste Arbeitseinheit innerhalb eines Arbeitsablaufes dar. Jede Aktivität wird einem Mitarbeiter oder einer Arbeitsgruppe zugeteilt. So kann gewährleistet werden, dass die richtigen Arbeiter die richtigen Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort erledigen. Ein Workflow IT System kann bei der Zusammenfassung, Archivierung und Planung aller Verwaltungsaufgaben helfen. Es beschäftigt sich somit mit allen Aufgaben, die auch beim Workflow Management zum Tragen kommen.
Manchmal wird der Workflow Management auch mit dem Begriff des Prozessmanagements gleichgesetzt. Tatsächlich kann man beide Begriffe nicht klar voneinander abgrenzen. Gegensätzlich ist allerdings, dass das Prozessmanagement sich als prozessorientiert im Gestalten und Führen des Unternehmens bzw. der Organisation erweist, während das Workflow Management lediglich auf die formalen Komponenten des Prozessmanagements bedacht ist.