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Akten, die nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt werden, müssen noch über eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Sie werden archiviert. Ein Archiv mit Papierakten nimmt viel Platz in Anspruch. Um Platz zu sparen und nicht viel Zeit für die Suche bestimmter Akten aufbringen zu müssen, kann man Akten scannen. Dies hat viele Vorteile, denn die Akten bleiben für eine unbegrenzte Zeit erhalten. Sie werden in digitalen Ordnern hinterlegt und können sehr schnell wieder gefunden werden. Mit den gescannten Akten werden große Lagerkapazitäten im Archiv und damit hohe Kosten gespart. Die Akten sind vor unberechtigtem Zugriff geschützt, denn nur diejenigen, die mit diesen Akten arbeiten, sind durch ein Passwort zugriffsberechtigt.

Damit die Unternehmen sich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren können, wird die Scan-Dienstleistung angeboten. Unternehmen müssen sich nicht selbst mit dem Scannen der Akten beschäftigen. Bei den Scan-Dienstleistern stehen sehr leistungsfähige Aktenscanner bereit, die in kurzer Zeit Akten scannen. Die verschiedensten Formate sind für diese Scan-Dienstleister kein Problem. Alle Mitarbeiter der Scan-Dienstleister sind mit den Regeln des Datenschutzes vertraut, sodass keine sensiblen Informationen an die Öffentlichkeit gelangen können. Die Akten können anschließend bei diesen Unternehmen eingelagert oder unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen vernichtet werden. Den Unternehmen werden die gescannten Akten in kurzer Zeit in digitaler Form zur Verfügung gestellt.

Das Scannen der Akten kann nicht nur mit Dokumenten, die archiviert werden sollen, erfolgen. Aktuelle Akten können in den Unternehmen selbst gescannt werden. Dazu werden effiziente Systeme und maßgeschneiderte Softwarelösungen zur Verfügung gestellt. Der Arbeitsfluss wird dadurch erleichtert, da die Akten allen, die damit arbeiten müssen, schnell zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise können Eingangsrechnungen schnell geprüft und zur Zahlung angewiesen werden. Die unterschiedlichsten Akten sind jederzeit abrufbar und können auf effiziente Weise ausgewertet werden. Wird die Eingangspost täglich gescannt, wird sie schnell bearbeitet, die Unternehmen können schnell reagieren. Die gescannten Akten können nicht, wie die Akten in Papierform, durch Umwelteinflüsse vernichtet werden.