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Die Vertragsverwaltung ist ein Teilbereich des Vertragsmanagements und gliedert sich in mehrere Teilbereiche. Die Vertragsverwaltung kommt nämlich in allen Abteilungen eines Unternehmens zum Einsatz, und zwar sowohl in der Abteilung Einkauf, Verkauf und vor allem in der Personalverwaltung. Hier eine besondere Rolle im Bezug auf die Vertragsverwaltung spielt die Elektronische Personalakte. Dabei erfüllt eine Elektronische Personalakte auch zahlreiche Aufgaben hinsichtlich der Koordination des ganzen Unternehmens. Die Elektronische Personalakte lässt sich nämlich nicht nur mit Informationen bestücken, sondern aus ihr lassen sich auch jede Menge Informationen herauslesen. So können aus allen Mitarbeiter-Personalakten gefilterte Informationen zu Statistiken zusammengestellt und entsprechend im Unternehmen verwertet werden. Diese können zum Beispiel insbesondere gute Dienste leisten hinsichtlich der Produktion und damit auch im Verkauf.
 
Die Elektronische Personalakte enthält nämlich nicht nur – was der Begriff Vertragsverwaltung erst einmal vermuten lassen sollte – Informationen hinsichtlich der mit dem Mitarbeiter geschlossenen Verträge, sondern auch alle anderen Daten, die mit dem Mitarbeiter in Zusammenhang stehen – und zwar angefangen von den Bewerbungsunterlagen von einst bis hin zum Kündigungsschreiben (des Arbeitgeber oder des Arbeitnehmers) und des ausgestellten Zeugnisse.
 
Natürlich werden die Informationen aus der Elektronischen Personalakte auch archiviert. Und zwar geschieht dies auf externen Datenträgern, die entsprechend gelagert werden, damit sie die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen auch wirklich noch erleben.
 
Die Elektronische Personalakte hat in den letzten Jahren im Rahmen der Vertragsverwaltung eine immer höhere Bedeutung erlangt. Sie wird auch immer mehr genutzt, auch von kleineren Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern. Dies führt letztlich auch zur Kosteneinsparung. Und zwar nicht nur vom Papierverbrauch her, sondern auch vom Arbeitsaufwand der Mitarbeiter, die in der Personalabteilung tätig sind.