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Gerade die heutigen wirtschaftlichen Verhältnisse bringen immer mehr Unternehmen in die Notwendigkeit, sich mit internem Personalwesen zu beschäftigen. Vorbei sind die Zeiten, in denen der ein-oder andere personelle bzw. maschinelle Leerlauf mühelos kompensiert werden konnte, ohne dass der ein- oder andere Mitarbeiter um seine Arbeitsstelle fürchten musste. Im Gegenteil, einige Branchen klagen mittlerweile sogar über einen massiven Fachkräftemangel, der viele Unternehmen mitunter an den Rand ihrer Existenz treibt.

Wichtiger wird daher immer mehr die Personaleinsatzplanung bzw. die bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung – die rationelle Zuordnung der verschiedenen Mitarbeiter in der Firma zu den Arbeitspositionen, jeweils passend zum Fähigkeitsprofil des Mitarbeiters und dem Anforderungsprofil der Arbeitsstelle bzw. des anstehenden Auftrags. Darunter fallen auch der anderweitige Einsatz von freien oder freigewordenen Kapazitäten, die Abteilungsumstrukturierung sowie die Beförderung von qualifizierten Mitarbeitern.

Es geht daher also um die Verteilung des Personals auf die verschiedenen Arbeitsplätze unter Berücksichtigung der quantitativen, zeitlichen und örtlichen Erfordernisse des Betriebes. Die Interessen und Neigungen der Mitarbeiter sollen dabei ebenso Berücksichtigung finden. In diesem Zusammenhang sind auch flexible Arbeitszeiten wichtig, so dass diese mit einem schwankenden Personalbedarf synchronisiert werden können. Das gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, individuell auf die aktuelle Auftragslage zu reagieren und mitunter aufkommende Engpässe bedarfsgerecht abzudecken.

Die Personaleinsatzplanung bildet auch einen wichtigen Anteil des sogenannten „Workforce-Managements“. Dort zählen neben der Personaleinsatzplanung auch die Prognose des zu erwartenden Arbeitsaufkommens und des dafür benötigten Personals. Hinzu kommen auch die Optimierung des Personaleinsatzes zur Vermeidung von Unter- und Überdeckung, die Administration von verschiedenen Zeitkonten im Rahmen der Zeitwirtschaft sowie die Analyse und Steuerung des gesamten Workforce-Management-Prozesses. Bedarfsorientierung und Optimierung sind hierbei die Kernelemente des Workforce-Managements. Das gibt vielen Unternehmen die Möglichkeit, auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ihren Weg zu bestreiten.