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Unternehmen, die sich zum ersten Mal für den Schritt entscheiden, als Aussteller an einer Messe teilzunehmen, stehen einer Vielzahl von neuen Herausforderungen gegenüber. Damit der Messeauftritt auch wirklich zum gewünschten Erfolg führt, müssen bereits im Vorfeld die richtigen Weichen gestellt werden. Die Teilnahme an einer Messe hat ihren Preis, deshalb sollte genau definiert werden, welche Ziele mit der Platzierung in diesem Umfeld erreicht werden sollen. Nur selten dienen Messen dazu, wirklich konkrete Aufträge zu generieren. Häufig sind es eher schwer messbare Faktoren wie Bekanntheit, Image und Erstkontakte, die vielleicht erst Jahre später einen erfolgreichen Vertragsabschluss nach sich ziehen, die der Messeauftritt bewirkt.
 
Ist erst einmal die richtige Messe mit dem passenden Publikum gefunden, muss ein Stand reserviert und ein möglichst detaillierter Budgetplan festgelegt werden. Bei der Finanzierung sind nicht nur die Kosten für die Standmiete und den Messebau zu berücksichtigen, sondern auch Nebenkosten wie Wasser, Strom, Telefon, Internet sowie Entsorgung einzuplanen. Auch an GEMA-Gebühren und weitere Lizenzen muss gedacht werden. Eine große Position nehmen häufig Personalkosten ein. Hier ist nicht nur die Standbetreuung selbst, sondern auch Auf- und Abbau- sowie Cateringpersonal einzuplanen.
Die Gestaltung des Messestands ist abhängig von der Zielgruppe und der Branche. Unabhängig vom Design und der Standgröße gibt es jedoch eine Vielzahl von Punkten, die an jedem Messestand zu bedenken sind. Stände und Exponate, Stellwände und Möblierung müssen immer den Brandschutzbestimmungen entsprechen. Sonderaufbauten müssen gegebenenfalls zusätzlich genehmigt werden. Bei Abhängungen von der Decke sollten vorhandene Installationen wie Sprinkleranlage, Beleuchtung und Druckluft berücksichtigt werden. Damit der spätere Ablauf während der Messedauer möglichst reibungslos funktioniert, ist ein Elektroplan zu erstellen, auf dem sämtliche Elektroanschlüsse für Geräte von der Beleuchtung über Computer und Bildschirme bis hin zu Kühlschränken bereits eingezeichnet sind.
Ist der Messestand selbst fertig geplant, gilt es alle notwendigen Werbemittel vorzubereiten, Kunden möglichst frühzeitig einzuladen und die Presse zu informieren. Ansprechende Kundenbroschüren und Flyer sollten direkt an den Gängen in Prospektständern ausliegen, so dass auch vorbeilaufende Personen Broschüren mitnehmen können, ohne direkt danach fragen zu müssen. Manche Messebesucher haben Hemmungen und möchten sich vor einem persönlichen Gespräch mit einem Standbetreuer erst eine unverbindliche Übersicht über das Portfolio des Unternehmens machen. Hierfür sind auch besonders Bodenständer mit Bannern, Plakaten oder Kundenstopper sinnvoll. Messebesucher können sich so schnell einen Überblick verschaffen.
Pressemeldungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem eigentlichen Messetermin verschickt werden, da die Fachpresse meist sehr lange Vorlaufzeiten benötigt. Um die Journalisten persönlich kennen zu lernen und nachhaltige Kontakte knüpfen zu können, eignen sich im Vorfeld vereinbarte Journalistengespräche am Stand. Bei großer Nachfrage kommt auch eine Pressekonferenz in Frage. Auf jedem Fall sollte immer eine Pressemappe ausliegen, so dass alle Informationen zu den Produkten und dem Unternehmen bei Interesse sofort ausgehändigt werden können. Am beliebtesten bei Journalisten sind Presseunterlagen auf einem Datenstick. Dieser ist wesentlich leichter als Unterlagen auf Papier und bietet die Möglichkeit, mit den Pressetexten gleich das entsprechende Bildmaterial mitzuliefern. Mit etwas Glück bekommen Sie dann im Nachgang auch noch eine positive Berichterstattung in der Presse gratis mit dazu.