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Kundenbindung nimmt schon seit eher einen hohen Stellenwert in Unternehmen ein, die kundenorientierte Serviceleistungen anbieten. Im Zuge der Globalisierung und der wachsenden Konkurrenz auf dem Markt wird es nicht nur immer wichtiger, sondern auch immer schwieriger, sich als Dienstleister für einen Kunden zu etablieren. An dieser Stelle ist nicht nur die Bindung von bereits bestehenden Kunden wichtig, sondern auch die stetige Gewinnung von Neukunden. Um dies erfolgreich zu bestreiten, ist eine durchgehende und effiziente Arbeitsweise vonnöten und um diese zu gewährleisten, muss das Handwerkszeug stimmen. Lotus Notes präsentiert sich hier als Datenbanksystem mit enger Anbindung des Schriftverkehrs wie E-Mails. Es handelt sich um eine Groupware-Plattform zur Erleichterung und Unterstützung der internen sowie externen Kommunikationsläufe eines Unternehmens. Zudem ist es in der Lage, alle Dokumente zu speichern und geordnet abzulegen – ein papierloses Büro.
Die Hauptfunktionen von Lotus Notes lassen sich demnach im Management verschiedener Bereiche finden – neben dem Schriftverkehr und dem Einordnung von Dokumenten auch im Workflow- sowie im Zeitmanagement. Dazu gehören Kalender, Pläne für Meeting und Raumbuchungen sowie diesbezügliche Erinnerungsfunktionen. Teambildung und Diskussionsunterstützung werden einfach durchführbar gestaltet. Zentrale Übersichten über Team- oder Projektkalender verhindern darüber hinaus umständliche Terminplanung über Telefon oder andauernden Mailverkehr. Jeder kann Einsicht in die Zeiteinteilungen der einzelnen Gruppenmitglieder nehmen und dies in die Planung mit einbeziehen – Änderungen und Terminverschiebungen werden hinfällig, der Zeitfaktor verbessert. Dies alles, gegeben durch CRM Lotus Notes, unterstützt kundenorientiertes Management und treibt es vorwärts, was die Effizienz erhöht und die Kosten eines Unternehmens senkt. CRM Lotus Notes ist demnach ein wichtiges Instrument im Feld der kundenspezifischen Unternehmensaktivitäten.