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Eine Reihe von Unternehmen setzen heute immer noch mehrere Mitarbeiter an die Arbeit Rechnung, die von Lieferanten eingehen zu erfassen. In großen Unternehmen kann dies dazu führen, dass diese Mitarbeiter nichts anderes machen. Darüber hinaus müssen unter Umständen auch Überstunden geschoben werden, wenn sich die Antwort bei unklaren Sachverhalten durch den Einkauf verzögert. Und ist einer der Mitarbeiter krank oder in Urlaub, dann kann dies dazu führen, dass die anderen Mitarbeiter überlastet sind. Ein noch größerer Berg an Arbeit wartet auf die Mitarbeiter, wenn sie nach dem Betriebsurlaub wieder ins Büro kommen und sich die inzwischen eingetroffenen Rechnungen gestapelt haben. Durch Zeitverlust bei der Eingabe von Eingangsrechnungen und der Abklärung von unklaren Posten darauf, kann es schon vorkommen, dass das eine oder andere Skonto beim Bezahlen der Rechnungen nicht mehrausgenutzt werden kann, weil die Zeit bereits verstrichen ist. Hier ist natürlich Abhilfe gefragt, auch rein wegen der Entlastung der Mitarbeiter. Inzwischen sind viele Unternehmen dazu übergegangen die Eingangsrechnungen mittels Software zu erfassen. Die Angebote sind hier inzwischen vielfältig.
Inklusive Freigabe- und Klärungsworkflows
Die Software FlowDocs Invoice Management bietet hier diverse Tools, die das Erfassen und das Prüfen von Eingangsrechnungen erheblich erleichter. Hierzu gehören auch die Freigabe- und Klärungsworkflows. Besonders diese Funktionen ermöglichen eine schnelle und verständliche Kommunikation mit der für Fragen in Sachen Mengenpreis etc. zuständigen Abteilung Einkauf. Binnen von wenigen Minuten können so Fälle geklärt werden. Hierdurch wird es ermöglicht, dass die Bezahlung der Lieferantenrechnung nicht nur rechtzeitig erfolgen kann, sondern auch unter der Ausnutzung des Skontos. Und dies erspart Unternehmen sehr viel Geld.